知り合いから、突然の訃報が届くことは誰しもある話です。
ところで訃報の知らせはどのように来ているでしょうか？
最も多い方法としては電話かもしれません。
あとは手紙であったり人伝であったりすることもあるでしょう。
ですが、近年ではネットワークの発達に伴い、メールで訃報を知らせることも多くなっているのです。
電話や手紙ならまだしも、訃報をメールで受けとった際の返信や、その内容に困った経験がある人も多いのではないでしょうか？
訃報などの大切な連絡は、お手軽に使えるメールなどでは送らないと考える人もいるでしょうし、実際のところ印象はよくないことが多いです。
またメール自体に慣れていない人も多くいます。
ですが、多様性が増している現代では、メールで訃報を伝えることも一般的になっているのも事実なのです。
そこで今回はメールで訃報が届いたときの返信内容を紹介します。
今回は、取引先と友人宛に絞って紹介するので参考にしてみてください。
取引先からの訃報の場合
まずは取引先から訃報メールが来た時の返信方法を紹介します。
メールとはいえ、
大事なビジネスの相手
に変わりないので、返信次第で不評を買う可能性もあります。
慎重な返信を心がけるようにしましょう。
返信内容を例文でチェック
これからいくつか返信例を紹介していきます。
それぞれのパターンをしっかりと把握してみてください。
例文1
件名「〇〇株式会社 〇〇より」
〇〇株式会社 〇〇様
突然の訃報に、社員一同大変驚いております。
都合によりご葬儀には伺うことができず、誠に申し訳ありません。
略儀ではありますがメールにてお悔やみ申し上げます。
心よりご冥福をお祈りい申し上げます。
例文2
件名「お悔やみ申し上げます【〇〇株式会社 〇〇より】」
〇〇株式会社 〇〇様
このたびはお身内にご不幸がおありと伺いました。
心から哀悼の意を表し、〇〇様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
略儀ながらメールで失礼いたします。
例文3
件名「【〇〇株式会社 〇〇より】哀悼の意を表します」
〇〇株式会社 〇〇様
お身内にご不幸があったとの報を聞き、大変驚いております。
心から哀悼の意を表します。
都合により葬儀に伺うことができず、略儀ながらメールで失礼いたします。
件名には気をつける
取引先からの訃報に対する返信を行う際は、件名に注意しましょう。
相手が件名を見ただけで、
訃報に対する返信だと一目でわかるようにしなければなりません。
相手は訃報に対し、様々な対応をしなければならないため、何のメールが来たかわからないようでは相手に手間を取らせることになります。
それは大変失礼にあたるだけでなく、
「この会社は最低限のマナーも守れないのか」
と思われてしまうことにもなりかねません。
相手先の状況をよく考えて、なるべく手間を取らせないように件名は書きましょう。
どこの誰が誰に書いたメールなのかを最初に書いておく
メールで訃報に対する返信を行う場合は、
送り主がどこの誰か分かるようにしましょう。
また、誰に向けたメールなのかもしっかり書いておくことが重要です。
これにより見る側も誰が誰に宛てたメールかすぐにわかります。
メールは手書きと違い、簡単に作成することができます。
その分書き間違えや書き忘れも起きやすくなるので、しっかりと確認しておきましょう。
長い文章にしない
訃報に対して返信する際、できるだけ簡潔な内容になるよう心がけましょう。
会社規模となれば、それだけ多くのメールが届くことが予想されます。
その際、内容が長いものを送ってしまえば、確認するだけでも大変になってしまうのは明白ですよね？
忙しい相手の気持ちを考えて、
簡潔かつ分かりやすいメール
を作成するよう心がけましょう。
友人からの訃報の場合
次は友人に訃報メールの返信を行う場合を紹介します。
メールで訃報が届くということは、それだけ相手と親しい間柄である可能性が高いです。
その場合は、あまり固い文章を送る必要はないです。
ですが
『親しき中にも礼儀あり』
というように、最低限のマナーは守るようにしましょう。
返信内容を例文でチェック
先程のようにこちらもいくつか例文を挙げておきます。
参考にしてみてください。
例文1
件名「〇〇さんへ お悔やみ申し上げます」
忙しい中、メールわざわざありがとう。
〇〇さんのお母さんには昔からとてもお世話になったので、とても驚いています。
葬儀にはぜひ参加させていただきたいので、日程が決まったら教えてください。
何か手伝えることがあればいつでも連絡してください。
例文2
件名「お悔やみ申し上げます 〇〇より」
〇〇さん、このたびはお母さんのこと大変でしたね。
わざわざ連絡してくれてありがとう。
大変かもしれないけど話を聞くくらいなら出来るので、いつで連絡してください。
体には気を付けてくださいね。
例文3
件名「お悔やみ申し上げます 〇〇より」
〇〇、今回親父さんの件で大変だったね。
突然の連絡で、自分自身まだ心の整理がついていません。
昔からすごくお世話になったので未だに信じられないというのが本音です。
都合で葬儀には参列できないけど、後日改めてお焼香をさせてください。
大変な時期だけど、体だけは大切にしてください。
何かあるときはいつでも連絡してきてね。
短く、だが固くならないように
友人に対して訃報の返信メールを行う場合は、
文面が必要以上に固くならないよう注意します。
ですが、文面自体は短くまとめるよう心がけてください。
相手は様々な準備をしなければなりません。
そのときに長々とメールを打っても、読む時間はあまりないでしょう。
送る相手の状況をよく考え、たとえ親しい間柄であっても迷惑にならないよう心がけるのがマナーです。
それでも友人からメールが来ると、心が軽くなることも確かです。
なので、短いながらもなるべくいつも通りのやり取りを行えば、相手をリフレッシュさせることもできるでしょう。
一言つけると印象が違ってくる
訃報を送った相手の心は、
不安定になっていることがほとんどです。
様々な葛藤が、心の内側で渦巻いていることでしょう。
そんなとき支えになるのが、
友人であるあなたの言葉
となります。
訃報の知らせがメールで来たときは、最後に一言付け加えるだけでも相手の印象はかなり違ってきます。
そっと心に寄り添う言葉を添えてあげれば、それを見た友人は、前に向くきっかけにすることもできるのではないでしょうか？
訃報への返信で使ってはいけない言葉
取引先・友人と訃報メールの返信内容や方法を紹介してきましたが、注意しなければならないこともあります。
それは、
『使ってはいけないとされる言葉がある』
ということです。
忌み言葉
とも言われますが、様々な理由から避けるべき言葉というものがあるので、少し紹介しておきます。
不幸が重なるような意味合いの言葉
『重ね重ね』
『次々』
『再三』
『いよいよ』
『たびたび』
などなど。
不幸を連想させるような言葉は使わないようにしなければなりません。
繰り返しになる言葉が主に多いです。
縁起が良くない数
『4』
『四』
『9』
『九』
などなど。
一般的に死や苦しみを表すような言葉も使うべきではありません。
これは比較的想像しやすいものだと思います。
不吉を感じさせる言葉もダメ
『消失』など、不吉な印象がある言葉も避けるべきでしょう。
文面上どうしても使わなければならないのであれば別ですが、極力使わないよう心がけるべきです。
訃報への返信には敬称を使う
父 ⇒ 『お父様』
母 ⇒ 『お母様』
息子 ⇒ 『ご子息様』
などなど。
とくに取引先などに対しての文章では、敬称を用いるようにしましょう。
気安いイメージは、親しい友人などでなければマイナスイメージにしかなりません。
宗教が違うときも注意する
日本であればほとんどの場合、『仏教』が主流になっています。
ですが、たまに別の宗教を信仰している場合もあります。
そのため、
宗教ごとのマナー
を知っておかなければならないときがあります。
片方では当たり前のことが、もう片方では失礼にあたることもあるので、宗教が違うのであれば、しっかり確認しておきましょう。
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まとめ
今回のまとめとしては、
『訃報に対する返事は簡潔にする』
ということが言えます。
これは取引先が相手でも友人が相手でも変わりありません。
当事者はやることが多くあります。
近しい人が亡くなったばかりで様々なことをするのは、心も身体も大変疲れることなのは想像がつくでしょう。
そんな相手の手をなるべく煩わせず、なおかつ哀悼の意思を伝えるためには『短い言葉で返事する』ことが必要です。
1番辛いのは相手なのだと分かってあげることで、自然と心に寄り添った文章を簡潔に伝えることができるので、意識してみてはいかがでしょうか？